Phòng làm việc của bạn toàn là một mớ hổn độn. Dù bạn đã cố gắng dọn dẹp thế nào đi chăng nữa, thì một thời gian sau chúng lại vẫn thành một mớ hỗn độn. Nếu vậy thì bạn hãy sử dụng những ý tưởng thông minh sau, để cải tạo lại những mớ hỗn độn trong văn phòng của bạn thành những sắp xếp gọn gàng, thuận tiện và khoa học hơn để làm việc hiệu quả.

Tạo ngăn kéo phân loại văn phòng phẩm 

Những ngăn kéo sẽ giúp mặt bàn làm việc của bạn bớt lộn xộn hơn. Phân chia những loại tài liệu và giấy tờ hay những dụng cụ làm việc, xếp chúng vào những ngăn kéo riêng biệt, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy chúng hơn khi cần thiết. Đồng thời đó cũng là cách bạn để bảo vệ được những giấy tờ quan trọng của mình khỏi những tác nhân gây hại từ môi trường.

Loại bỏ mớ hỗn độn từ những cáp dây điện

Những đường dây điện rối rắm của máy tính, cáp mạng... sẽ tạo ra một sự hỗn loạn thị giác. Bạn hãy hệ thống lại các đường cáp đi của chúng gọn gàng hơn, thiết kế các ổ cắm điện khoa học hơn, hãy bỏ bớt đi những đường dây điện dài gây mất thẩm mỹ và nguy hiểm khi sử dụng. 

Nếu bạn không thể giấu được chúng trong tường hay trong các tủ kệ thì hãy sử dụng dụng cụ kết nối chúng gọn gàng thành một bó. Ngoài ra, những miếng dán, những móc dây điện nhỏ này để giấu dây bên dưới mặt bàn, đi theo những đường đi theo ý muốn và không cản trở các hoạt động công việc hàng ngày.

Tạo một bảng tin đa năng

Một bảng thông báo sẽ làm tăng hiệu quả công việc cho bạn và giúp bạn tránh đucợ những thiếu sót hoặc quên những đầu mục dài cần giải quyết. Nó còn đóng vai trò hướng dẫn bạn có cái nhìn tổng quát chiến lược của mình, phân tích chúng một cách logic và đánh dấu những hạng mục ưu tiên quan trọng, đánh giá lại những ý tưởng và làm bộ nhớ của bạn bớt căng thẳng hơn. 

Quản lý bằng các mã màu

Một hệ thống các tài liệu được phân loại bằng các mã màu thông minh sẽ giúp công việc luôn được cập nhật và quản lý một cách khoa học. Những tín hiệu thị giác đó sẽ giúp bạn dễ dàng đọc, kiểm soát định vị một cách nhanh chóng mà không mất thời gian quá lâu để tìm kiếm.

Lưu trữ theo chiều thẳng đứng

Nếu không gian làm việc của bạn bị hạn chế về chiều ngang, thì bạn hãy nghĩ đến việc lưu trữ theo chiều dọc. Với một chiều cao phù hợp, bạn hoàn toàn có thể tổ chức sắp xếp được rất nhiều dữ liệu thiết bị và dễ dàng truy cập. 

Có rất nhiều hình thức kệ treo tường được thiết kế hiện nay, bạn có thể tạo ra những hộc treo, túi treo cố định trên tường hoặc sắp xếp các mô đun hình học lưới để cung cấp những bề mặt đa dạng rộng rãi hơn đính kèm ghi chú, hóa đơn và các giấy tờ quan trọng khác.

Quản lý các khu vực riêng biệt cho một hiệu quả tối đa 

Hãy phân chia các khu vực có liên quan đến nhau. Phương pháp hoạt động có định hướng này sẽ tối đa hóa không gian và làm cho công việc của bạn được dễ dàng hơn. Trong thực tế, chúng ta thường phân chia không gian làm việc thành các khu vực như: khu vực làm việc điện tử, ku vực làm việc giấy tờ và khu vực lưu trữ... Trong những khu vực lớn đó, bạn hoàn toàn có thể phân chia thành các khu vực nhỏ nữa để quản lý được bao quát hơn. 

Bạn hãy thiết kế thêm các tủ kệ phía trên tường, hoặc dưới gầm bàn sao cho phù hợp nhất có thể để đáp ứng được khả năng lưu trữ, phân chia khu vực và tạo được sự thoải mái trong khi làm việc.

Thiết kế trạm trung tâm xử lý giấy tờ 

Một đống giấy tờ, cũng như tài liệu lưu trữ sẽ nhanh chóng vượt ra ngoài tầm kiểm xoát của bạn nếu như sự chậm trễ và lười biếng của bạn kéo dài. Cách giải quyết và gỡ rối chúng thật đơn giản là tạo ra một trung tâm xử lý giấy tờ. Nó giống như một khu vực làm việc riêng biệt, nơi có các hộp, giỏ nhỏ để thường xuyên phân loại những rắc rối này, đưa chúng về đúng vị trí và lưu trữ.

Một giải pháp khác là giảm số lượng tài liệu không cần thiết trong công việc bằng bản cứng giấy tờ. Đăng kí các báo cáo trực tuyến, hóa đơn và những thông báo bằng bản mềm để máy tính lưu trữ thay vì sửa dụng sổ sách.

Sử dụng các thiết bị kết nối không dây

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển đủ để đáp ứng được các nhu cầu khiến không gian làm việc của bạn trở nên gọn gàng. Những đồ công nghệ kết nối mà không cần đến dây kết nối như Wifi - mạng, Bluetooth... đã ra đời từ lâu. Việc của bạn bây giờ là chỉ cần mang chúng về, bật công tắc lên và sử dụng. Văn phòng của bạn sẽ bớt lộn xộn hơn.

Lên kế hoạch bảo dưỡng thường xuyên

Sự sắp xếp dọn dẹp nào cũng chỉ được một thời gian nhất định, sau đó nó sẽ lại lộn xộn đâu vào đó, vì vậy, bạn hãy thường xuyên bảo dưỡng, và cải tạo thiết kế lại chúng với nhiều hình dạng thay đổi khác nhau. Chắc chắn rằng, nó sẽ tạo ra nhiều nguồn cảm hứng mới hàng tuần. Tuy nhiên không nên cải tạo lại tất cả liên tục, hãy phân bổ một vài khu vực cố định hoặc ít thay đổi, nếu bạn không muốn rơi vào tình huống mệt mỏi và chán nản.